Sponsorklik

Informatie ALV van 14 maart

Geachte leden,

Om maar gelijk met de deur in huis te vallen.

We hebben een éénmalige kans gekregen om een lang gekoesterde wens in vervulling te laten gaan. We hebben vorig jaar na een onderhandelingstraject een voorstel van de gemeente Oud-Beijerland gekregen om de kantine van de Carla de Liefde in eigen beheer te gaan exploiteren.

Hiervoor beleggen we een bijzondere Algemene Ledenvergadering (ALV) om de instemming van de BOB leden te vragen. Deze ALV wordt gehouden op

Donderdag 14 maart
de Carla de Liefde Sportzaal
aanvang: 20.00 uur

Tweede vergadering aansluitend om 20:10 uur bij onvoldoende quorum


Agenda

1. Opening, afmeldingen + ingezonden stukken

2. Notulen Algemene Ledenvergadering 2018

3. Voorstellen overname kantine van de Carla de Liefde Hal

4. Rondvraag

5. Sluiting


Nadere toelichting van de voorstellen:

ALV

 

Voorheen werd het beheer gedaan door een contractant, de laatste was zoals jullie weten Sportplaza. Sportplaza heeft de gemeente te kennen gegeven het contract te willen ontbinden. Dit samen met de herindeling van de Hoeksche Waard geeft ons nu de kans een eigen kantine te verkrijgen.

 De nieuwe gemeente Hoeksche Waard heeft de exploitatie en het beheer van de binnensportaccommodaties uitbesteed aan Bres BV. Deze was al beheerder voor de gemeente Binnenmaas / ’s Gravendeel. Ook met deze partij hebben we reeds gesprekken gevoerd (deels samen met de gemeente Oud-Beijerland).

Ook zij zijn bereid ons deze kans te geven, uiteraard niet gratis, daarover later meer.

 Het bestuur heeft besloten een aantal voorstellen aan jullie voor te leggen die tezamen ervoor moeten zorgen dat we onze eigen kantine kunnen runnen.

 

Het betreft 4 voorstellen, namelijk:

 ·         Voorstel tot het oprichten van een stichting

·         Voorstel tot het verkrijgen van een startkapitaal, als lening, uit het eigen vermogen van de vereniging.

·         Voorstel om te komen tot de bezetting van de bar.

·         Voorstel tot het vaststellen van de exploitatiebegroting.

 

We zullen apart een stemming moeten doen over de verschillende voorstellen, maar er is uiteraard een onlosmakelijk verband. Als er tegen één van de voorstellen wordt gestemd kan het in zijn geheel niet worden gerealiseerd.

 

We zullen daarom tijdens de vergadering eerst alle voorstellen nader toelichten alvorens ieder voorstel separaat ter stemming brengen.

 

Voorstel tot het oprichten van een stichting

 

Een voorwaarde die gesteld is door de toenmalige gemeente Oud-Beijerland is dat er een separate rechtspersoon, in de vorm van een stichting, moet worden opgericht.

 

Als de gemeente deze eis niet zou hebben gesteld hadden wij als bestuur dit ook als voorstel aan de leden voorgelegd. Een separate rechtspersoon zorgt er onder andere voor dat bij een eventueel faillissement van de stichting de vereniging onveranderd kan blijven voortbestaan.

 

Het bestuur van de stichting zal gaan bestaan uit minimaal 3 leden, te weten een voorzitter, een penningmeester en een secretaris. De naam van de stichting zal zijn Stichting Horeca Carla de Liefde hal.

 

Hiervoor zal een akte van oprichting worden gemaakt en er zullen statuten worden gedeponeerd. Al deze zaken zullen door een notaris worden verzorgd. Tevens is inschrijving bij de Kamer van Koophandel noodzakelijk.

 

De stichting zal in grote lijnen de volgende zaken gaan behartigen:

·         De financiën.

·         De inkoop.

·         De schoonmaak.

·         De vergunning.

·         De opleiding van vrijwilligers.

·         Afstemming met de vereniging.

·         Controle op het naleven van afspraken.

 

Bovengenoemde uiteenzetting is niet uitputtend, maar geeft een beeld van wat we aan de vereniging vragen. Het te vormen bestuur zal zich verder buigen over alles wat nodig is om goed te functioneren.

 

 

 

Het voorstel wat we ter stemming willen brengen:

 

Het bestuur stelt aan de vergadering voor om de stichting Horeca Carla de Liefde hal op te richten die de exploitatie van de kantine gaat verzorgen voor de vereniging.

 

Voorstel tot het verkrijgen van een startkapitaal

 

Zoals jullie zullen begrijpen is er niets mogelijk zonder geld. Om van start te gaan zal de hiervoor genoemde stichting over een startkapitaal moeten beschikken. Het bestuur van de vereniging heeft een begroting opgesteld waaruit blijkt om welk bedrag het gaat.

 

Begroting startkapitaal:

 


 

Uiteraard is deze begroting met zo groot mogelijke zorgvuldigheid opgesteld.

Dit bedrag is geen schenking aan de stichting, maar een renteloze lening van de vereniging aan de stichting. De looptijd en afbetalingsregeling zal bij de exploitatiebegroting aan de orde komen.

 

Mogelijk dat niet het gehele bedrag noodzakelijk is omdat er wellicht ook nog middelen uit subsidies kunnen worden verkregen. Aan het bestuur van de stichting wordt meegegeven aan om dit te onderzoeken.

 

De genoemde € 5000,00 zal worden betrokken uit het eigen vermogen van de vereniging wat op dit moment ca. € 20.000,00 bedraagt. Er blijft voldoende geld beschikbaar om een lopend verenigingsjaar te draaien.

 

Nadere uitleg zal tijdens de vergadering worden gegeven.

 

 

 

 

Het voorstel wat we ter stemming willen brengen:

 

Het bestuur stelt aan de vergadering voor om een renteloze lening van maximaal € 5000,00 te verstrekken aan de stichting Horeca Carla de Liefde hal.

 

Voorstel tot om te komen tot de bezetting van de bar

 

Het runnen van een eigen kantine vraagt iets van de leden. Het betekent een extra te verdelen taak in de vorm van bardienst. Normaal gesproken zal één persoon achter de bar voldoende zijn, uitzondering zijn wellicht drukkere avonden waarop de  senioren teams spelen.

 

Om de inzet van de barmedewerkers te coördineren stelt het bestuur voor om een barcommissie in het leven te roepen. Hoeveel mensen zitting moeten gaan nemen in deze commissie is op dit moment nog niet in te schatten, dat moet gaan blijken zodra we aan de gang gaan. Maar een start met twee mensen lijkt minimaal benodigd.

 

Het indelen van de bardiensten is dus geen taak van de stichting maar van de vereniging. Zoals in het voorstel aangaande oprichting van de stichting reeds gemeld is, is de stichting verantwoordelijk voor opleiding (sociale hygiëne). Barmedewerkers krijgen instructie van de stichting. Dat is een verplichting voor de vergunning.

 

Het verrichten van bardiensten kan alleen gedaan worden door personen van 18 jaar en ouder. Gezien de vereniging een scheve balans heeft tussen leden van 18+ en 18- zal de inzet van ouders gevraagd gaan worden cq. benodigd zijn. Uitzondering hierop kan zijn dat er leden zijn die bardiensten erg leuk vinden en langer achter de bar staan.

 

We gaan in eerste instantie geen boete systeem inrichten voor het niet opkomen voor de bardiensten. Maar mocht het in de toekomst noodzakelijk zijn dan zullen we dat middel moeten onderzoeken.

 

 

 

Het voorstel wat we ter stemming willen brengen:

 

Het bestuur stelt aan de vergadering voor om leden te gaan belasten met een extra taak in de vorm van bardiensten, gecoördineerd door een barcommissie.

 


 

Voorstel tot het vaststellen van de exploitatiebegroting

 

Hoewel een exploitatiebegroting een zaak is van de stichting willen we deze toch graag aan de vereniging voorleggen. Op dit moment bestaat de stichting ten slotte nog niet.

 

 

We hebben een aantal uitgangspunten gekozen:

·         We gaan uit van 25 wedstrijddagen per jaar.

·         We houden de verkoopprijzen zo laag mogelijk.

·         We nemen een beperkte omzet mee uit etenswaren.

·         Bar open op wedstrijddagen en op donderdag- en vrijdagavond (senioren)

·         We schatten de verkoop conservatief in.

·         Het is mogelijk (beperkt) besloten feesten te geven van leden (verjaardagen etc.).

·         Aflossen van de lening van de vereniging in 5 jaar.

·         Energiekosten zitten in de huur.

 

 

De huur en de schoonmaak zijn nog onderdeel van de onderhandelingen met Bres BV. In de huidige begroting is opening donderdag en vrijdag noodzakelijk om de begroting sluitend te krijgen. Mogelijk blijkt uit de onderhandelingen dat we uitkomen op een lager bedrag aan de kosten kant. Als dat het geval is maken we of meer winst of we openen alleen op wedstrijddagen.

 

 

Het bestuur van de stichting bepaalt in overleg met het bestuur van de vereniging per jaar wat er met eventuele winst gedaan wordt. Indien nodig kan geïnvesteerd worden in de kantine of er wordt een bedrag uitgekeerd naar de vereniging.

 

Verkoopprijzen worden door de stichting bepaald, uiteraard in overleg met de vereniging. Hierbij zal vooropstaan dat we het voor de leden betaalbaar (lees zo goedkoop mogelijk) willen houden.

 

Indien blijkt dat beide besturen het over deze twee voorgaande items niet eens kunnen worden ligt de beslissing bij het bestuur van de stichting als zijnde beheerder van de kantine.

26-02-2019 | Verenigings_Nieuws | 402
SPONSORS
GeboGelato TrimphCargo Wijntje Het Andere Kantoor George vEttinger Woonatelier TCBZ R&P Rentokil DNA